Örök igazság, hogy a tervezés a hatékony, mégis nyugodt körülmények között végzett munka záloga, de akkor is hasznát vesszük, ha közbejön valami és borulnak a dolgok. 

Egy jó heti terv segítségével logikus sorrendbe tudod helyezni a feladataidat, így biztosan lesz időd a fontos dolgokra és meg tudod előzni a túlterheltséget, ráadásul mindig lesz viszonyítási pontod, amelyhez képest újra tudsz tervezni, ha valami közbejönne. 

Ahhoz, hogy rutinná váljon a heti tervezés, nagyjából ugyanabban az időben csináld meg minden héten. Praktikus úgy választani, hogy a megtervezendő időszak előtt történjen meg, méghozzá azért, hogy amint elkezdődik az új hét, teljes energiáddal vethesd bele magad a munkába. Kezdetben számolj egy órával, aztán meglátod, hogy neked milyen hosszú a tervezési folyamat.

Gyűjtsd össze mindazt, amire szükséged lehet a tervezéshez! Legyen nálad a határidőnaplód, a teendőlistád, a noteszed (vagy mindezek elektronikus verziója). A rendszer akkor fog jól működni, ha megszokod, hogy minden információt ezen csatornák valamelyikébe irányítasz hétközben. 

A tervezés előtt érdemes egy gyors visszatekintést is elvégezni az előző hetet illetően. A tanulságok levonása mellett azért is fontos mindez, mert hajlamosak vagyunk egyik hétből átesni a másikba anélkül, hogy tudatosítanánk magunkban, mennyi mindent letettünk az asztalra még a legátlagosabb héten is. 

Kiemelten fontos feladat a hétközben beérkezett információk feldolgozása. Nézd át az összes bejövő (elektronikus vagy papír alapú) információforrást, és dolgozd fel őket! Írd be a naptárba az időpontokat, válaszd külön a teendőket, és írd fel őket a teendőlistádra, a későbbi felhasználásra szánt infókat mentsd el.

Így már tisztán látod, hogy hol tartasz most a munkádban, és merre kell haladnod a továbbiakban. Itt az idő tehát, hogy megírd a heti teendőlistádat. Válaszd ki azokat a feladatokat, amelyek reálisan bele fognak férni a jövő hetedbe, és természetesen indokolt is, hogy foglalkozz velük jövő héten. A teendők kiválasztásakor érdemes megbecsülni a végrehajtáshoz szükséges időt, s fontossági sorrendbe rendezni őket. Ezek alapján nagyjából fel tudod mérni, hogy reálisak-e a terveid, belefér-e mindez a jövő hétbe. Ha nem, akkor még most töröld a legkevésbé fontos/sürgős feladatokat. 

A teendők kezelésénél szarvashiba, hogy egymás mellett futtatjuk a naptárat és a teendőlistát. Pedig könnyen belátható, hogy teljesen más méretű teendőlistát tudsz kipörgetni egy teljesen megpakolt héten, mint egy lazább időszakban. Éppen ezért a heti tervezéskor párhuzamosan kell figyelni a naptárat és a teendőlistát.