A hatékony munkaszervezés kulcsfontosságú, ha nem akarjuk, hogy elborítsanak a feladatok a mindennapokban. A siker érdekében azonban érdemes megszabadulni néhány rossz, időhúzó szokásunktól is.

Az egyik legfontosabb, s nem mellesleg leggyakoribb ilyen tulajdonság a halogatás. A nehéz vagy problémásnak tartott feladatokat, projekteket hajlamosak vagyunk tologatni magunk előtt, noha közép- és hosszú távon ez nem kifizetődő hozzáállás. Tanácsunk, hogy a „rettegett” dolgokat tudd le a nap elején. Ettől megkönnyebbülsz, ami fellendíti a teljesítményedet a nap további részére is.

Persze nemcsak erről van szó: a halogatásnak számos pszichológiai oka is lehet. Ilyen az érdeklődés hiánya, a perfekcionizmus, a szorongás az elvárások miatt, a feladatok kezelésének képtelensége vagy épp a túl sok munka, a túlvállalás. Az okok felderítésével leszokhatunk a halogatásról, és a tettek mezejére léphetünk.

Szintén jellemző tünet a multitasking, amit kis túlzással modern kori népbetegségként is aposztrofálhatnánk. Egyszerre több dologgal próbálunk foglalkozni, ám érdemes leszögezni: a közhiedelemmel ellentétben a multitasking nem növeli a teljesítményt. Legalábbis az embereknél nem, a több processzorral rendelkező rendszerek kiválóan tudnak párhuzamosan egymás mellett futtatni feladatokat. Minket inkább lelassít, elapasztja a kreativitásunkat, összezavar. Csak a hiperhatékonyság hiedelme tart ebben a hibás munkastílusban, pedig ennek pont az ellenkezője igaz. Inkább koncentráljunk egy dologra!

Sokan büszkén hirdetik maximalizmusukat, ám arról nem beszélnek mennyit szenvednek miatta. Közhely, de igaz, hogy a tökéletesség a jó ellensége. Nincs mese, el kell engedni maximalista hajlamainkat, ha sikeresen szeretnénk gazdálkodni az időnkkel. A maximalisták ugyanis minden idejüket azzal töltik, hogy a projekteket tökéletesen vigyék véghez. Az eredmény: csigalassúságú munkavégzés a tökéletes kivitelezés helyett.

Ha hatékonyan szeretnénk dolgozni, akkor érdemes rangsorolni a feladatokat. Néhány feladat ugyanis sokkal több időbefektetést és figyelmet igényel, mint mások. Ha nem rangsoroljuk a teendőinket, akkor figyelmen kívül hagyhatjuk a valóban fontos projekteket.

Végezetül pedig talán a legfontosabb tanács: tanuljunk meg nemet mondani! Az idő pénz, ne vesztegesd olyan triviális dolgokra, amelyek nem számítanak. Próbálj meg ragaszkodni a kitűzött menetrendedhez, és ne mondj mindenre igent. Még akkor sem, ha mindez elsőre kellemetlennek tűnhet.